Archivierung beliebiger Ablagen

Ein kundenorientiertes Produktmanagement, ein kompetenter Service, der reaktionsschnelle Vertrieb oder zügige Verwaltung sind nur durch uneingeschränkten Zugriff auf eine Vielzahl von Informationen möglich. Die Grundlage dafür ist ein leistungsstarkes Archiv, das nicht nur einfach zu beschicken ist, sondern auch benutzerfreundlich in der Suche und Pflege. IMR unterstützt Sie beim Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems, das exakt zu Ihren Anforderungen passt – vom Einscannen bestehender Papierunterlagen oder der Implementierung von Daten auf andere Datenträgern bis zur Anbindung an Ihre bestehenden Systeme.

Ein Archiv sollte eine lebendige Ablage darstellen, einen Speicher von vorhandenem Wissen und wichtigen Vorgängen, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter schnell zugreifen kann. In papierbasierten Archiven für Dokumenten‐Altbestände finden sich regalmeterweise Dokumente bis DIN A0, die kaum einheitlich und standardisiert zu organisieren sind. Der Gang eines Mitarbeiters dorthin kostet Zeit und Geld, eine (korrekte) Rücksortierung ist nicht immer gewährleistet. Aufgrund von eigenen Vorgaben oder behördlichen Regelungen werden z. B. vor allem Akten aus der Buchhaltung und anderen Finanzbereichen viele Jahre aufbewahrt. Hier gilt es, die wachsenden gesetzlichen Vorgaben zu berücksichtigen: Sabanes Oxley Act, EuroSOX, Compliance-Gesetz oder Produkthaftung sind nur einige der Gründe, Dokumente über längere Zeiträume zu archivieren. Die Folge: Die Archive wachsen und die Suche nach einzelnen Dokumenten dauert immer länger. Erfreulicherweise liegen seit der Einführung von Dokumenten‐Management‐Systemen die jüngeren Dokumente elektronisch vor, doch die somit entstandenen uneinheitlichen Medienarchive sind mit hohem Pflegeaufwand verbunden.
 

Alt oder neu? Die Synergie macht’s

Mit einer Aktendigitalisierung durch IMR haben Sie alle Optionen. Unsere Services beginnen dort, wo sich Ihre Akten und Dokumente heute befinden. Wenn Sie möchten, in Ihrem Archivregal. Wir holen Ihre Unterlagen ab, digitalisieren und indizieren sie bis zum Einzeldokument nach Ihren Vorgaben und stellen sie im gewünschten Format schnittstellengerecht zur weiteren Verarbeitung im Dokumenten‐Management‐System bereit. Alt‐ und Neubestände kommen zusammen und ergänzen sich synergetisch. So ist der Zugriff autorisierter Sachbearbeiter jederzeit gewährleistet. IMR bietet darüber hinaus viele Leistungsmerkmale weit über dem Standard: Beispielsweise gewährleisten wir die Erfassung unterschiedlicher Dokumente, in allen Formaten, auch zusammengeheftet und mit den dazugehörigen Fotos – jeweils unter Beibehaltung der ursprünglichen Dokumentenreihenfolge. Farbscans sind bis zum Format DIN A0 möglich. Per OCR-Scantechnik werden alle Textinhalte für die direkte Recherche mit Volltext erfasst, z. B. im PDF‐Dateiformat. Auch andere Dateiformate sind möglich: TIFF G4, JPEG, PDF, PDF/A inkl. Volltext. Bei Bedarf und für spätere automatisierte Recherchen erhalten Sie die Dokumente zusätzlich individuell indiziert, z. B. mit Aktentyp, Dokumentenart, Scandatum oder weiteren individuellen Vorgaben. Je mehr Indizes, desto weitreichender kann später recherchiert werden. Abschließend wählen Sie Ihre Aufbewahrungskriterien: So können die Akten zertifiziert vernichtet werden, zurück ins Regal kommen oder Sie wählen einen unserer alternativen Wege der Aufbewahrung.
 

Kostengünstiges Recherchesystem auf DVD

Alternativ erhalten Sie von IMR ein kostengünstiges Recherchesystem auf DVD. Damit können Sie kleinere Volumina - je DVD ca. 80.000 Seiten im Format DIN A4 - selbst recherchieren und reproduzieren. Die hierauf archivierten und indizierten Dokumente Images lassen sich jederzeit problemlos in andere Archivsysteme migrieren.
 

PDF/A für ISO-konforme Langzeitarchivierung

Die International Organization for Standardization (ISO) hat im letzten Jahr das PDF/A-Format als Standard für die Langzeitarchivierung anerkannt. Damit haben Unternehmen und öffentliche Verwaltungen die Sicherheit, dass ihre mit diesem Format archivierten Dokumente über einen langen Zeitraum ihr Erscheinungsbild beibehalten - und zwar unabhängig von den Anwendungen und Systemen, mit denen sie erstellt wurden.

PDF/A ist der ISO Standard 19005-1 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Die Syntax schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Durch diese und andere Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein. Anerkannte Experten gehen davon aus, dass durch die ISO-Standardisierung das PDF/A-Format sehr schnell an Bedeutung wachsen und das TIFF-Format allein schon aufgrund der Volltextrecherchemöglichkeit kurzfristig ablöst.
 

Extrem kleine Dateivolumen, mit und ohne Volltexterkennung

Das LuraDocument-Dateiformat „JPM" ist die weltweit erste Implementierung des neuen ISO-Standards JPEG2000/Part6 zur Kompression von farbig gescannten Dokumenten, die sowohl bitonale Elemente (Text, technische Zeichnungen) als auch Bilder enthalten. Text- und Bildanteile werden segmentiert und getrennt mit jeweils optimalen Algorithmen komprimiert. Der bitonale Part wird dabei verlustfrei im Fax Group 4-Format gespeichert, Vorder- und Hintergrund werden im JPEG2000-Standard komprimiert. Dadurch wird eine exzellente Schrift- bzw. Bildqualität bei extrem kleinen Dateigrößen erreicht.

Das LuraDocument-Dateiformat „JPM" eignet sich insbesondere für den Einsatz in Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Geo- Informationssystemen (GIS).
 

Kostenfreier Realtime-Test

Gerne demonstrieren wir Ihnen unverbindlich in unserem Rechenzentrum in Kirchheim anhand beispielhafter Unterlagen und der angestrebten Indexwerte, wie eine solche Erfassung und die Ergebnisse aussehen könnten. Anschließend erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.