Bauakten

Bauakten haben vor allem eines gemeinsam: Sie sind in der Regel sehr unhandlich und müssen doch immer wieder, oft von mehreren Personen gleichzeitzeitig, begutachtet werden. Vor allem für ältere Akten ist das ein Problem, denn auf diese ist, auch aus rechtlichen Gründen, zum Teil weit über den Lebenszyklus von Gebäuden oder Installationen hinaus, immer wieder ein sofortiger Zugriff notwendig. IMR macht mit seinem Scan-Service Digitalisierung, Zugriff und Reproduktion einfach und sicher. Formate bis DIN A0 werden in hochqualitativer Farbscantechnik erfasst und indiziert, und im PDF/A‐Format gesichert. Wahlweise ist auch die Sicherung in einem beliebigen anderen Format möglich.

Die Aufbewahrung von Akten und die Pflege von Archiven mit Bauakten verursacht heute einen erheblichen Aufwand – vor allem die dauerhafte Aufbewahrung von Altakten. Unterschiedliche Formate bis DIN A0 verkomplizieren das gesamte System und erschweren einen schnelle Zugriff und eine effiziente Archivpflege. Dazu kommt, dass nicht nur Aktensuche unbeliebt ist, sondern auch die Rücksortierung. Die Aktenqualität leidet und ausgefasste Originaldokumente sind zeitweise für andere nicht verfügbar. Durch den Einsatz von Dokumenten‐Management‐Systemen liegen jüngere Bauakten zwar elektronisch vor, doch die so entstandenen uneinheitlichen Medienarchive sind mit hohem Pflegeaufwand verbunden.

Ein weiterer Vorteil ist das einfachere Handling. Digitalisierte Bauakten sind praktisch jederzeit weltweit verfügbar. Zum Beispiel können die Informationen auf einem  File-Server gespeichert und mit den entsprechenden Zugriffsrechten abgerufen werden. Der Zugriff erfolgt mobil zum Beispiel über Notebooks, Tablet-PC oder Smartphones. Die hohe Qualität der digitalisierten Dokumente erlaubt es zudem, auch großformatige Pläne jederzeit wieder im Urspungsformat auszudrucken. 
 

Ein gemeinsames System für alte und neue Bauakten

IMR digitalisiert systematisch die Archivierung von Altakten und stellt sie den neuen Baudokumenten zur Seite. Unterlagen bis DIN A0 können so erfasst werden. Beide Systeme ergänzen sich synergetisch mit demselben Indizierungssystem. Selbst eine komplette Neuorganisation der Ablage ist möglich. Unsere Services beginnen dort, wo sich Ihre Baudokumente heute befinden, zum Beispiel in einem Archivregal. Wir holen die Unterlagen ab, digitalisieren und indizieren sie nach Ihren Vorgaben und stellen die Ergebnisse (Images plus Index) im gewünschten Format schnittstellengerecht zur weiteren Verarbeitung im Dokumenten‐Management‐System bereit. 

Darüber hinaus bietet IMR viele zusätzliche Leistungsmerkmale weit über den Standard hinaus: Beispielsweise gewährleisten wir Ihnen unabhängig der erfassten Papierformate die Beibehaltung der ursprünglichen Dokumentenreihenfolge. Zusammengefasste Vorgänge sind nachher in einer Datei gemeinsam verfügbar. Beim gängigen PDF/A‐Format ist die Datenmenge besonders nieder, die PDF/A‐Kompression entspricht einer TIFF-Dateigröße. Daneben sind auch andere Formate möglich, z. B. TIFF G4, JPEG, PDF, PDF/A oder LDF. Unsere Farbscantechnik ermöglicht die im Detail originalgetreue Erfassung der Dokumente und liefert eine ideale Vorlage für die OCR‐Erkennung. Bei Bedarf werden manuelle Korrekturen vorgenommen. Die qualitativ hohe OCR‐Erkennung liefert dabei recherchierbare PDF‐Dateien. Bei Schriftsätzen kann auf Wunsch auch der Volltext hinterlegt werden. Bei Bedarf oder für spätere automatisierte Recherchen werden die Dokumente zusätzlich individuell indiziert, z. B. mit Aktentyp, Dokumentenart, Scandatum oder anderen individuell festlegbaren Kriterien. Je mehr Indizes, desto weitreichender kann anschließend recherchiert werden.
 

Kostenfreier Realtime-Test

Gerne demonstrieren wir Ihnen unverbindlich in unserem Rechenzentrum in Kirchheim anhand beispielhafter Unterlagen und der angestrebten Indexwerte, wie eine solche Erfassung und die Ergebnisse aussehen könnten. Anschließend erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.