Digitale Postverarbeitung

Die Poststelle ist der zentrale Eingang für Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen. Effizient arbeiten kann eine Poststelle nur, wenn die Postverteilung und -verarbeitung alle eingehenden Dokumente automatisch erfasst, analysiert, klassifiziert und an die entsprechenden Empfänger verteilt, auch standortübergreifend. IMR bietet mit einem modularen Leistungssystem genau die Bausteine, um alle eingehenden Dokumente schnell und zuverlässig in digitale Informationen umzuwandeln, die für alle relevanten Abteilungen im Unternehmen zentral zugänglich sind. Damit werden Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet, die Postverarbeitungs-Prozesse automatisiert und beschleunigt und die Bearbeitungskosten pro Vorgang deutlich gesenkt. 
 

Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Rückfragen, Formulare etc. – entlasten Sie Ihren Verwaltungsaufwand auf dem digitalen Postweg.

Im Umgang mit eingehender Post ist keine Zeit zu verlieren. Vor allem in kleineren und mittelgroßen Betrieben stellt sich oft die Frage, ob ein manuelles oder automatisiertes Sortieren und Verteilen effizienter ist. Dabei steht eines fest: Die Postverarbeitung ist ein aufwändiger Vorgang, denn viele Schriftstücke müssen gleich mehreren Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Die meisten vorhandenen Digitalisierungslösungen sind für Standardfälle geeignet, nicht aber für Sonderfälle, die einen Großteil des Briefaufkommens ausmachen. Meist rechnet sich der Aufbau einer eigenen Lösung mit eigener Software nicht. IMR ist Ihr Partner für individuelle digitale Postverarbeitung auf Basis der effizientesten verfügbaren Standards.
 

Postverarbeitung mit Zeitgewinn

Mit IMR steht Ihrem Posteingang eine optimal angepasste Lösung mit Scanner und Anbindung zum Kommunikationsserver vor Ort zur Verfügung. Ihr Vorteil: Im Rahmen des Servicevertrags fallen für Sie keine Investitionen in Hard‐ oder Software an. Je nach Vereinbarung, werden die gesamte eingehende Post oder nur bestimmte Dokumente gescannt und digitalisiert. Diese manuelle Bearbeitung können wahlweise Ihre Mitarbeiter selbst leisten oder wir übernehmen das für Sie via Postfachumleitung. Das IMR-System arbeitet mit einer OCR‐Inhaltserkennung, klassifiziert und indiziert das Dokument und leitet es, im Sinne einer Postverteilung, mit Vermerken nach von Ihnen vorgegebenen Regeln, an alle relevanten Stellen weiter – ein Dokument kann beliebig viele Empfänger haben. Die Übertragung erfolgt über definierte Schnittstellen oder per E-Mail an dezidierte Empfänger. Je nach Arbeitsplatz, stellen wir die Dokumente im gewünschten Dateiformat zu, z. B. als TIFF, JPEG, PDF, PDF/A mit und ohne Volltext oder anders formatiert bereit. 

Alle Sonderfälle, die nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, bearbeiten wir manuell nach. Die kontinuierliche interne Abstimmung über unser sogenanntes Reporting für alle Fälle außerhalb der Routinezuordnung führt im Selbstlernsystem mit der Zeit zu einem immer höheren Automatisierungsgrad. Durch die systematische Vorgangsweise und die hohe Transparenz vom ersten Briefkontakt bis zum Arbeitsplatz des Mitarbeiters ist der Durchlauf jedes Schriftstücks intern nachrecherchierbar – keines bleibt liegen oder geht verloren.
 

Ihre Alternative: Digitalisierung einfach auslagern

In allen Fällen, in denen sich ein individuelles Vor‐Ort‐System nicht lohnt, bieten wir Ihnen die Nutzung der IMR‐eigenen Hightech‐Systeme an. Die Post gelangt täglich ins IMR Rechenzentrum, wird dort unverzüglich digitalisiert und ebenso schnell bereitgestellt.
 

Kostenfreier Realtime-Test

Gerne demonstrieren wir Ihnen unverbindlich in unserem Rechenzentrum in Kirchheim anhand beispielhafter Unterlagen und der angestrebten Indexwerte, wie eine solche Erfassung und die Ergebnisse aussehen könnten. Anschließend erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.