Vertragsunterlagen

Vertragsunterlagen sind für jedes Unternehmen wichtig – und doch werden sie, sobald der entsprechende Vorgang abgeschlossen ist, nur noch sehr selten benötigt. Dann aber meist schnell und oft für mehrere Personen, auch an unterschiedlichen Standorten, zugänglich. Und für alle Unternehmen gilt: Je mehr Kundenkontakt, desto größer die Menge der vertraglichen Unterlagen. IMR sorgt mit einer zuverlässigen Digitalisierung und Archivierung für Papier im Archiv, für mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und für eine rechts- und revisionssichere Ablage sämtlicher Vertragsunterlagen. 

Versicherungsakten/-verträge, Personalakten, Projektunterlagen, Bauakten, Statische Unterlagen, Garantieakten für Produkte, Patentunterlagen/Lizenzrecht, Einkaufsverträge, Maklerverträge, Krankenakten, Kundenverträge etc. - die Liste der vertraglichen Unterlagen, die in einem Unternehmen anfallen, ist schier unendlich. Mit IMR bringen Sie diese in ein elektronisches Archiv und ermöglichen einen direkten Zugriff für alle autorisierten Sachbearbeiter.
 

Rechts- und revisionssicher aufbewahrt

Vertragliche Unterlagen haben nicht nur für Ihr Unternehmen viel Gewicht, sondern auch für den Gesetzgeber. Er schreibt für Vertragsunterlagen strenge Aufbewahrungskriterien vor. Unter anderem Sabanes Oxley Act, EuroSOX, Compliance Gesetz und das Produkthaftungsgesetz geben Fristen und Zugriffmöglichkeiten vor. Das Ergebnis: Die Archive wachsen und die Suche nach einzelnen Dokumenten dauert immer länger. Doch die allgemeine Zeitknappheit macht nicht nur die Aktensuche unbeliebt, sondern auch die Rücksortierung. Damit sind Originaldokumente zeitweise für andere nicht verfügbar. Erfreulicherweise liegen seit der Einführung von Dokumenten‐Management‐Systemen die jüngeren Dokumente elektronisch vor, doch die somit entstandenen uneinheitlichen Medienarchive sind mit hohem Pflegeaufwand verbunden.
 

Modulares Leistungsprinzip: vom Scanindex bis zur vielfachen Indizierung

Mit einer Aktendigitalisierung durch IMR haben Sie alle Optionen. Unsere Services beginnen dort, wo sich Ihre Vertragsunterlagen heute befinden. Wenn Sie möchten, dann in Ihrem Archivregal. Wir holen Ihre Unterlagen ab, digitalisieren und indizieren sie bis zum Einzeldokument nach Ihren Vorgaben und stellen sie im gewünschten Format schnittstellengerecht zur weiteren Verarbeitung im Dokumenten‐Management‐System bereit. Alt‐ und Neubestände kommen zusammen und ergänzen sich synergetisch. So ist der Zugriff autorisierter Sachbearbeiter jederzeit gewährleistet. IMR bietet darüber hinaus viele Leistungsmerkmale weit über dem Standard: Zusammengefasste Vorgänge sind nachher in einer Datei, z.B. im vielverwendeten PDF/A‐Format, gemeinsam verfügbar. Auch andere Dateiformate sind möglich: TIFF G4, JPEG, PDF, PDF/A inkl. Volltext. Unsere Farbscantechnik ermöglicht die im Detail originalgetreue Erfassung der Dokumente zum Format DIN A0 und liefert eine ideale Vorlage für die OCR‐Erkennung. So kann bei Schriftsätzen auch der Volltext hinterlegt werden. Bei Bedarf und für spätere automatisierte Recherchen erhalten Sie die Dokumente zusätzlich individuell indiziert, z. B. mit Aktentyp, Dokumentenart, Scandatum oder weiteren individuellen Vorgaben. Je mehr Indizes, desto weitreichender kann später recherchiert werden. Abschließend wählen Sie Ihre Aufbewahrungskriterien: So können die Akten zertifiziert vernichtet werden, zurück ins Regal kommen oder Sie wählen einen unserer alternativen Wege der Aufbewahrung.
 

Kostenfreier Realtime-Test

Gerne demonstrieren wir Ihnen unverbindlich in unserem Rechenzentrum in Kirchheim anhand beispielhafter Unterlagen und der angestrebten Indexwerte, wie eine solche Erfassung und die Ergebnisse aussehen könnten. Anschließend erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.